Ecogin S.r.l.

Ecogin S.r.l (“la Società”), da sempre sensibile alle tematiche etiche, si è prontamente adeguata agli obblighi previsti in tema di “whistleblowing dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, applicabili per la Società dal 17 dicembre 2023.

Per “whistleblowing” si intende la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

La Società ha infatti interesse a conoscere eventuali violazioni che possono verificarsi all’interno della propria organizzazione al fine di porvi efficace rimedio. A tal fine, invita tutti coloro che ne fanno parte a confrontarsi liberamente su ogni criticità che dovessero riscontrare nella propria attività lavorativa, certi che l’azienda non attuerà per questo ritorsioni nei loro confronti.

Tuttavia, laddove vi sia la volontà di mantenere riservata la propria identità e/o il timore di subire ritorsioni da parte di altri componenti dell’organizzazione, la Società – coerentemente con quanto previsto dal Decreto – consente di effettuare segnalazioni in maniera anonima, secondo le specifiche modalità indicate nella “Procedura Whistleblowing” adottata da Ecogin che entra in vigore dal 17 dicembre 2023.

La Procedura è consultabile sul sito web della Società e disciplina nel dettaglio le modalità di effettuazione e gestione delle segnalazioni, nonché le sanzioni applicabili in caso di violazioni della Procedura stessa.

Vengono di seguito fornite, ai sensi di legge, alcune informazioni di carattere generale sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne. Tali informazioni vengono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili agli altri soggetti previsti dalla normativa. Si rinvia in ogni caso alla Procedura Whistleblowing, pubblicata anche sul sito aziendale, per tutti gli aspetti di dettaglio.

CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

Possono essere oggetto di segnalazione le violazioni o i rischi di violazione di disposizioni normative nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente.

In particolare:

a) violazioni della normativa europea e nazionale, compresi atti od omissioni che ne vanifichino oggetto o finalità, riguardanti settori strategici dell’Unione europea (es. appalti pubblici; settore finanziario; riciclaggio e terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, compresi quelli alimentari; trasporti; ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; tutela degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatore; tutela della vita privata; privacy; sicurezza dei sistemi informativi), che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea, ovvero atti riguardanti il relativo mercato interno (comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno

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connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società);

b) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001;

c) violazioni del Modello, comprese le eventuali ritorsioni subite per il fatto di aver effettuato una segnalazione.

Sono escluse dall’ambito di applicazione del presente documento le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate (ai sensi dell’art. 1, c.2, D.Lgs 24/2023). Tali rimostranze potranno essere comunicate e/o fatte valere nelle forme ordinarie.

Sono in ogni caso vietate le segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave. In tali casi, al segnalante non verranno riconosciute le misure di protezione previste dal presente documento e verrà applicata nei suoi confronti una sanzione, secondo quanto previsto dal sistema disciplinare interno.

CHI PUÒ EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni possono essere effettuate da parte di coloro che intrattengono o hanno intrattenuto rapporti di lavoro, di qualsiasi tipo, con Ecogin. Rientrano nel campo di applicazione della procedura anche i soggetti: (i) il cui rapporto giuridico con la Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; (ii) durante il periodo di prova; (iii) dopo lo scioglimento del rapporto, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto.

GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Per tutelare al massimo il “segnalante” e il “segnalato” sono state adottate le necessarie misure di sicurezza: indipendentemente dalla scelta operata dal “segnalante” di rendere una segnalazione in forma anonima o meno, viene garantita la riservatezza dell’identità di chi scrive e del contenuto della segnalazione attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni fornite. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, a eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente. L’organo competente per la gestione delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza nominato dalla Società ai sensi del D.lgs. 231/2001

MODALITÀ DI TRASMISSIONE

Le segnalazioni possono essere interne ed esterne. 1) Le segnalazioni interne possono essere effettuate all’Organismo di Vigilanza secondo le seguenti modalità:

a) in forma scritta, mediante la piattaforma online My Governance (di seguito la “Piattaforma”), cui si accede tramite il seguente link: https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/Ecogin/. Attraverso la Piattaforma, il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti;

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b) in forma orale, attraverso il sistema di messaggistica vocale disponibile sulla Piattaforma ovvero, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza in luogo idoneo a garantire la riservatezza.

A prescindere dalla modalità scelta in concreto, è in ogni caso garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le segnalazioni devono essere circostanziate e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile

2) Segnalazioni esterne e divulgazioni pubbliche

La violazione può essere segnalata all’ANAC, mediante il canale esterno dalla stessa attivato, quando ricorra uno dei seguenti presupposti (art. 6 D.lgs. 24/2023):

a) non è attivo o non è conforme all’art. 4 D.lgs. 24/2023 il canale di segnalazione interna;

b) la segnalazione interna non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni (cfr. art. 15 D.lgs. 24/2023):

a) il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro nei termini previsti;

b) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Per l’informativa sul trattamento dei dati personali, si rinvia alla specifica informativa pubblicata sulla piattaforma https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/Ecogin.

PRIVACY POLICY “Whistleblowing”

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito, anche, il “GDPR”) Le forniamo la presente informativa, relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che inoltrano le segnalazioni di cui al D.lgs. 24/2023.

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO.

Ecogin S.r.l., con sede legale in sede legale in Sant’Antonio Abate (NA), Via Casa Aniello n. 183, Partita Iva 03562400618

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI.

I trattamenti connessi hanno luogo in Italia e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione all’estero o in Paesi extra UE. La gestione avviene coerentemente con la Procedura adottata da Ecogin Srl (pubblicata sul sito internet), nel rispetto delle prescrizioni di cui al D.lgs. 24/2023.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.

I dati personali da Lei forniti sono utilizzati al solo fine di gestire e/o dare seguito alla segnalazione Whistleblowing da Lei effettuata.

DATI TRATTATI.

I dati personali trattati sono quelli contenuti nella Segnalazione: nel caso di utilizzo della piattaforma My Whistleblowing si tratta della posizione ricoperta, eventuali altre segnalazioni effettuate, descrizione della condotta illecita, indirizzo e-mail (non visibile al gestore della segnalazione) facoltativamente nome, cognome e codice fiscale (non forniti in caso di segnalazione anonima), numero di telefono, altri dati forniti volontariamente, ovvero forniti o richiesti successivamente per dare seguito alla Segnalazione.

Nel caso in cui si utilizzi la segnalazione orale o si richieda un incontro diretto, secondo quanto previsto dalla Procedura, i dati forniti saranno quelli richiesti e/o necessari per dare seguito all’informazione, garantendo comunque la riservatezza del segnalante.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La base giuridica in base alla quale vengono trattati i dati personali è data dall’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui al D.lgs. 24/2023 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante

disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).

TEMPI DI CONSERVAZIONE

Coerentemente con l’art. 14 D.lgs. 24/2023, i dati personali forniti saranno cancellati entro il termine di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo l’insorgere di un interesse legittimo, connesso all’esercizio dei diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale, che comporti la necessità di una conservazione maggiori.

CON CHI CONDIVIDIAMO I DATI RACCOLTI

Ai Suoi dati personali possono avere accesso i soli soggetti deputati alla gestione del Canale di segnalazione interna, ossia il membro dell’Organismo di Vigilanza di Ecogin, che nel caso di utilizzo della piattaforma non può visionare l’indirizzo e-mail da cui proviene la segnalazione. Inoltre, considerato che le segnalazioni Whistleblowing vengono inoltrate tramite il software My Whistleblowing, ai Suoi dati personali può avere accesso – esclusivamente per ragioni tecniche e di conservazione – il fornitore del predetto applicativo, nominato all’uopo responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

È in ogni caso garantita la riservatezza del segnalante, secondo quanto previsto nella Procedura adottata ed in ottemperanza dell’art. 12 D.lgs. 24/2023.

In particolare, come prescritto dall’art.12 D.lgs. 24/2023:

– Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse;

– L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

– Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale. Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;

– Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità;

– Il segnalante sarà avvisato mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi precedente nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta;

– I soggetti del settore pubblico e del settore privato, l’ANAC, nonché’ le autorità amministrative cui l’ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante;

– La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33;

– Nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente capo, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO.

I dati personali sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. In particolare, l’utilizzo della crittografia nella gestione del canale interno costituisce una misura volta, fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, al principio di integrità e riservatezza. 

DIRITTI DEGLI INTERESSATI.

Ai sensi e nei limiti di cui agli artt. 15-22 GDPR, all’interessato sono riconosciuti i seguenti diritti:

• l’accesso ai Suoi dati personali,
• la copia dei dati personali forniti (c.d. portabilità),
• la rettifica dei dati,
• la cancellazione di qualsiasi dato per il quale non ci sia più alcun presupposto giuridico per il trattamento,

• l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile;
• la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
• la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.

L’esercizio dei diritti può essere esercitato inviando una e-mail all’indirizzo info@ecogin.it.

L’esercizio di tali diritti può soggiacere ad alcune limitazioni, secondo quanto previsto dall’art. 2 – undecies D.lgs. 196/2003; in ogni caso, l’esercizio di tali diritti sarà precluso laddove possa comportare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

L’interessato può in ogni caso, qualora ritenga che siano stati violati i suoi diritti, rivolgersi all’autorità di controllo per la protezione dei dati personali.

Sant’Antonio Abate, 1° dicembre 2023

Ecogin S.r.l.

PROCEDURA WHISTLEBLOWING

PER L’EFFETTUAZIONE E LA GESTIONE

DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI

Prima versione approvata il 1.12.2023

I – DISPOSIZIONI GENERALI

1. Premessa e scopo

Per “whistleblowing” si intende la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

Il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, ha dato attuazione alle “direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. Con tale Decreto, viene stabilita una disciplina organica della materia, applicabile anche alle imprese private che – pur senza sottostare agli obblighi di cui alla L. 190/2012 – abbiano più di 50 dipendenti o si siano dotate di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. 

In particolare, il D.Lgs n.24/2023 individua e disciplina i soggetti segnalanti, l’oggetto delle segnalazioni di violazione, i canali da istituire e prevedere, gli adempimenti e le tutele che le società sono tenute a implementare e garantire, definendone inoltre i criteri e le tempistiche di adeguamento. 

Ecogin S.r.l (“la Società”), da sempre sensibile alle tematiche etiche, ha interesse a conoscere eventuali violazioni che possono verificarsi all’interno della propria organizzazione al fine di porvi efficace rimedio. A tal fine, invita tutti coloro che ne fanno parte a confrontarsi liberamente su ogni criticità che dovessero riscontrare nella propria attività lavorativa, certi che l’azienda non attuerà per questo ritorsioni nei loro confronti.

Tuttavia, laddove vi sia la volontà di mantenere riservata la propria identità e/o il timore di subire ritorsioni da parte di altri componenti dell’organizzazione, la Società – coerentemente con quanto previsto dal Decreto – consente di effettuare segnalazioni in maniera anonima.

La presente Procedura costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Società e – in caso di contrasto con le disposizioni ivi previste – deve ritenersi prevalente. 

Lo scopo della Procedura è quello di disciplinare le modalità di effettuazione e gestione delle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o europee, nonché le misure di protezione delle persone che effettuano segnalazioni

2. Destinatari

Il presente documento si applica ai dipendenti di Ecogin e a tutti coloro che intrattengono o hanno intrattenuto rapporti di lavoro con la Società, come meglio evidenziato nel successivo paragrafo 8.

 3. Adozione, Comunicazione e diffusione

L’adozione e l’aggiornamento del presente documento spetta all’organo amministrativo, previa consultazione delle rappresentanze e/o delle organizzazioni sindacali (ove esistenti), in merito al canale di segnalazione interno individuato.

Il presente documento è portato a conoscenza del personale aziendale all’atto dell’adozione, in caso di aggiornamento e comunque in fase di selezione e al momento dell’assunzione.

Il presente documento è esposto e reso facilmente accessibile al personale aziendale mediante affissione in bacheca.

Sul sito web della Società sono pubblicate informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per poter effettuare le segnalazioni interne ed esterne.

I predetti adempimenti assolvono all’onere informativo del gestore del canale di segnalazione interna di cui all’art. art. 5, c.1, lett. e) D.Lgs n.24/2023.

 4. Riferimenti normativi e soft law

    • Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 23, recante «Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300»;

    • Direttiva (UE) del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, n. 1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;

    • Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante «Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali»;

    • Linee guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali, approvate con Delibera n°311 del 12 luglio 2023

 5. Definizioni

Ai fini del presente documento, si intendono per:

    a) «violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, meglio specificate nell’art. 7 della Procedura;

    b) «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;

    c) «segnalazione» o «segnalare»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;

    d) «segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna;

    e) «segnalazione esterna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna di ANAC

    f) «divulgazione pubblica»: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

    g) «persona segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;

    h) «persona coinvolta» o «segnalato»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione;

    i) «segnalazione effettuata in mala fede» o «segnalazione in mala fede»: segnalazione effettuata da parte del segnalante che, al momento dell’effettuazione della segnalazione, della denuncia o della divulgazione pubblica, non aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione fossero vere;

    j) «gestore»: soggetto incaricato della ricezione e gestione delle segnalazioni effettuate attraverso il canale di segnalazione interno della Società;

    k) «informazioni riservate»: informazioni coperte dall’obbligo di segreto, dalla tutela del diritto d’autore o dalla protezione dei dati personali;

    l) «Modello»: Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato da Ecogin ai sensi del D.Lgs 231/2001;

    m) «facilitatore»: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

    n) «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, come meglio definite in seguito, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;

    o) «riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;

    p) «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;

    q) «seguito»: l’azione intrapresa dal gestore per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.

 6. Sanzioni

Le violazioni della presente procedura assumono rilevanza disciplinare e saranno sanzionate secondo quanto previsto dal sistema disciplinare interno. A titolo esemplificativo, costituisce violazione punibile:

    a) l’effettuazione della segnalazione in mala fede;

    b) l’effettuazione di una segnalazione di cui l’Autorità giudiziaria abbia accertato la natura diffamatoria o calunniosa;

    c) la rivelazione dell’identità del segnalante, delle persone connesse e di ogni altra informazione dalla quale possa evincersi la loro identità;

    d) ogni comportamento volto a ostacolare la segnalazione;

    e) il tentativo di identificare il segnalante in qualsiasi modo, ivi incluso l’aggiramento del divieto di tracciamento dei canali di segnalazione;

    f) la mancata gestione della segnalazione per dolo o colpa grave, ivi compreso il mancato rimedio, da parte di chi ne abbia i poteri, alle violazioni o alle ritorsioni segnalate;

    g) l’adozione di comportamenti ritorsivi.

Le violazioni della presente procedura da parte di soggetti terzi, non dipendenti dell’ente, potranno essere sanzionate in virtù di apposita clausola contrattuale.

Oltre alle sanzioni disciplinari, l’art. 21 del d.lgs. n. 24/2023 prevede delle sanzioni pecuniarie direttamente applicabili da ANAC, sia nel settore pubblico che nel settore privato, ed in particolare:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;

b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;

c) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali;

d) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo;

e) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo;

f) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; in tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni;

g) da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.

II – EFFETTUAZIONE DELLA SEGNALAZIONE

 7. Oggetto della segnalazione

Possono essere oggetto di segnalazione, secondo le modalità indicate nel presente documento, le violazioni o i rischi di violazione di disposizioni normative nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente. In particolare:

a) violazioni della normativa europea e nazionale, compresi atti od omissioni che ne vanifichino oggetto o finalità, riguardanti settori strategici dell’Unione europea (es. appalti pubblici; settore finanziario; riciclaggio e terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, compresi quelli alimentari; trasporti; ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; tutela degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatore; tutela della vita privata; privacy; sicurezza dei sistemi informativi), che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea, ovvero atti riguardanti il relativo mercato interno (comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società);

b) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001;

c) violazioni del Modello, comprese le eventuali ritorsioni subite per il fatto di aver effettuato una segnalazione.

Sono escluse dall’ambito di applicazione del presente documento le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate (ai sensi dell’art. 1, c.2, D.Lgs 24/2023). Tali rimostranze potranno essere comunicate e/o fatte valere nelle forme ordinarie.

Sono in ogni caso vietate le segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave. In tali casi, al segnalante non verranno riconosciute le misure di protezione previste dal presente documento e verrà applicata nei suoi confronti una sanzione, secondo quanto previsto dal sistema disciplinare interno.

8. Soggetti legittimati alla segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate da parte di coloro che intrattengono o hanno intrattenuto rapporti di lavoro con l’ente.

Nello specifico, l’art. 3 del D.lgs. 24/2023 prevede che possono effettuare una segnalazione:

– i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, o dall’articolo 54-bis del decreto-legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;

-i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015;

– i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;

– i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore privato;

– i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;

– gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Rientrano nel campo di applicazione della procedura anche i soggetti: (i) il cui rapporto giuridico con la Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; (ii) durante il periodo di prova; (iii) dopo lo scioglimento del rapporto, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto.

Le misure di protezione si applicano anche:

a) ai facilitatori;

b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, denunciante o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone. 

 9. Riservatezza dell’identità del segnalante

L’identità del segnalante non viene mai rivelata, senza il suo espresso consenso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione, salvo che, all’esito degli accertamenti svolti dal gestore, il segnalante risulti aver effettuato la segnalazione in mala fede ovvero emerga la sua responsabilità, anche in concorso con altri, per la violazione segnalata. 

La medesima riservatezza è assicurata per qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi l’identità del segnalante.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare a carico del segnalato, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

  10. Misure di protezione del segnalante 

Al segnalante e alle persone connesse sono riconosciute le tutele previste dal presente documento, purché abbia effettuato la segnalazione in buona fede e, in caso di segnalazione esterna o divulgazione pubblica, in presenza dei relativi presupposti.

I motivi che inducono la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

Le misure di protezione si applicano anche nei casi di segnalazione anonima, se il segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.

 10.1. Divieto di ritorsione

Il segnalante non può subire nessuna ritorsione per il solo fatto di aver effettuato la segnalazione.

Costituiscono, in via esemplificativa, ritorsioni (art. 17, D.lgs. 24/2023): 

    a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 

    b) la retrocessione di grado o la mancata promozione; 

    c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; 

    d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; 

    e) le note di merito negative o le referenze negative; 

    f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; 

    g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; 

    h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; 

    i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 

    l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; 

    m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; 

    n) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; 

    o) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; 

    p) l’annullamento di una licenza o di un permesso; 

    q) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il divieto di ritorsione si applica a tutti i soggetti legittimati alla segnalazione di cui al par. 8 della presente Procedura.

        10.2. Protezione dalle ritorsioni 

Le ritorsioni eventualmente subite possono essere comunicate ad ANAC, che ne dà informazione all’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza. 

Gli atti ritorsivi sono nulli e il segnalante e le persone connesse hanno diritto alla cessazione della condotta ritorsiva, al risarcimento del danno e, in caso di licenziamento, alla reintegrazione nel posto di lavoro. Nell’ambito delle relative controversie instaurate dal segnalante, che sostenga di aver subito una ritorsione per aver effettuato una segnalazione, dovrà essere il datore di lavoro a provare che l’atto ritenuto ritorsivo sia motivato da altre legittime ragioni, estranee alla segnalazione. 

Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal presente documento sono valide solo se effettuate in una delle sedi protette previste dall’art. 2113, comma 4, c.c. (es. Ispettorato Territoriale del Lavoro, Commissione di certificazione, Sede sindacale, ecc.). 

        10.3. Limitazioni della responsabilità 

Nel caso in cui per effettuare la segnalazione si renda necessario rivelare informazioni riservate od offensive della reputazione dell’ente, è esclusa l’eventuale responsabilità penale, civile e amministrativa del segnalante e delle persone connesse, purché le informazioni siano collegate alla segnalazione e strettamente necessarie a rivelare la violazione.

In ogni caso, le segnalazioni devono avere ad oggetto informazioni acquisite lecitamente. 

        10.4. Misure di sostegno

È istituito presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono ai segnalanti misure di sostegno consistenti in informazioni, assistenza e consulenza a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione, sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta nella segnalazione e sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello stato.

    11. Segnalazione interna

Le segnalazioni possono essere effettuate all’Organismo di Vigilanza secondo le seguenti modalità:

    a) in forma scritta, mediante la piattaforma online My Governance (di seguito la “Piattaforma”), cui si accede tramite il seguente link: https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/Ecogin. Attraverso la Piattaforma, il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti;

    b) in forma orale, attraverso il sistema di messaggistica vocale disponibile sulla Piattaforma (My Governance) ovvero, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza in luogo idoneo a garantire la riservatezza.

A prescindere dalla modalità scelta in concreto, è in ogni caso garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le segnalazioni devono essere circostanziate e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile. Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali: 

    • una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;

    • le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;

    • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);

    • gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;

    • l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

    • ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Al fine di consentire un proficuo utilizzo della segnalazione questa dovrebbe avere i seguenti elementi essenziali:

    • oggetto: una chiara descrizione della violazione oggetto di segnalazione, con indicazione delle circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi/omessi i fatti (a titolo puramente esemplificativo: contratto, transazione, luogo ecc.) 

    • soggetto segnalato e altri soggetti coinvolti: qualsiasi elemento (come la funzione/ruolo aziendale) che consenta un’agevole identificazione del/i presunto/i autore/i della violazione segnalata o di altri soggetti eventualmente coinvolti.

La segnalazione potrà inoltre indicare i seguenti ulteriori elementi:

    • l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti narrati;

    • l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti; 

    • ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato.

    12. Segnalazione esterna e divulgazioni pubbliche

La violazione può essere segnalata all’ANAC, mediante il canale esterno dalla stessa attivato, quando ricorra uno dei seguenti presupposti (art. 6 D.lgs. 24/2023):

a) non è attivo o non è conforme all’art. 4 D.lgs. 24/2023 il canale di segnalazione interna;

b) la segnalazione interna non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; 

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni (cfr. art. 15 D.lgs. 24/2023):

a) il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro nei termini previsti;

b)  il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; 

c) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

III – GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

    13. Soggetto incaricato della gestione della segnalazione  

La ricezione e gestione delle segnalazioni disciplinate dal presente documento sono affidate all’Organismo di Vigilanza, dotato di adeguata autonomia e competenza professionale. 

La segnalazione presentata a un soggetto incompetente a riceverla è trasmessa da quest’ultimo entro 7 giorni dal suo ricevimento al gestore del canale di segnalazione, con contestuale notizia della trasmissione al segnalante. Inoltre, se una segnalazione perviene in busta chiusa sulla quale è indicato che si tratta di una segnalazione di whistleblowing, colui che la riceve, senza aprirla, la trasmette tempestivamente all’Organismo di vigilanza.

    14. Ricezione e presa in carico della segnalazione

    a) Segnalazione attraverso Piattaforma

Nel caso la segnalazione avvenga tramite la Piattaforma sarà la Piattaforma stessa a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento, garantendo un protocollo di crittografia che meglio garantisce sicurezza e confidenzialità tecnologica del processo di segnalazione. 

Nel caso di comunicazioni cartacee o con altri mezzi, ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza assegna al segnalante uno specifico ID alfanumerico e procede a protocollare su un registro informatico e/o cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare: 

    • giorno e ora;

    • soggetto segnalante;

    • oggetto della segnalazione;

    • note;

    • stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).

    b) Segnalazione attraverso sistema di messaggistica vocale

Anche la segnalazione attraverso sistema di messaggistica vocale è gestita tramite la Piattaforma e sarà la Piattaforma stessa a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.  La voce sarà alterata dalla piattaforma in modo da impedire l’eventuale riconoscibilità della stessa.

    c) Segnalazione attraverso incontro di persona

Previo consenso del segnalante, il gestore documenta la segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto o mediante verbale, il cui contenuto dev’essere sottoposto al segnalante per sue eventuali modifiche e sottoscrizione (art. 14, c.4, D.lgs. 24/2023).

In ogni caso, ricevuta la segnalazione, il gestore rilascia al segnalante avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione. 

Il gestore dà diligente seguito alla segnalazione ricevuta e fornisce riscontro al segnalante entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento e comunque entro 3 mesi e 7 giorni dalla ricezione della segnalazione. 

Laddove gli accertamenti non possano essere completati tempestivamente, ad esempio perché particolarmente complessi, entro il medesimo termine il gestore aggiorna il segnalante sullo stato della segnalazione e lo informa dell’ulteriore periodo di tempo necessario a completarli.

    15. Valutazione preliminare della segnalazione 

Il gestore effettua un esame preliminare della segnalazione al fine di verificare se abbia ad oggetto possibili violazioni o ritorsioni rientranti nell’ambito di applicazione oggettivo e soggettivo della presente Procedura.

Nel caso in cui ritenga che la segnalazione non rientri nell’ambito applicativo della presente procedura, il gestore ne dà comunicazione al segnalante, precisandone le ragioni e indicando l’ufficio interno eventualmente competente alla gestione della problematica segnalata. Ai fini della chiusura della segnalazione, il gestore predispone apposito Report destinato all’Organo amministrativo, senza indicazioni di dati personali del segnalante, e ne tiene traccia anonimizzata nel Registro delle segnalazioni.

Nel caso in cui ritenga che la segnalazione rientri nell’ambito applicativo della presente procedura, il gestore procede all’accertamento della violazione segnalata secondo quanto previsto di seguito.

    16. Richiesta di informazioni integrative

Laddove non già presenti nella segnalazione, il gestore chiede al segnalante le seguenti informazioni:

    • Dove ha avuto luogo la violazione?

    • Quando si è verificata la violazione (passata, attuale, futura, in corso)?

    • Chi è coinvolto nella violazione?

    • L’hai segnalata in precedenza? Se sì, cosa, quando e a chi? Che azione è stata intrapresa?

    • Qual è l’impatto per l’organizzazione dal tuo punto di vista?

    • La direzione è coinvolta o a conoscenza della violazione?

    • Avverti rischi per te o per altri?

    • Hai documenti o altre prove a supporto della tua segnalazione?

    • C’è qualcun altro che è a conoscenza diretta della violazione che possiamo contattare?

    • Qualcuno ha provato a nascondere la violazione o a scoraggiarti dal condividere la tua preoccupazione? In tal caso, chi e come?

    17. Prioritizzazione della gestione delle segnalazioni (c.d. triage)

In presenza di più segnalazioni da gestire contemporaneamente, il gestore valuta l’urgenza di intervento in base alla probabilità della violazione e al suo potenziale impatto sull’ente, tenendo conto dei seguenti fattori:

    • La violazione può assumere rilevanza penale?

    • La violazione è già avvenuta, è in corso o sta per accadere?

    • C’è la necessità immediata di interrompere o sospendere le attività commerciali?

    • Esiste un rischio immediato per la salute e la sicurezza?

    • Esiste un rischio immediato per i diritti umani o per l’ambiente?

    • C’è la necessità di assicurare e proteggere le prove prima che vengano cancellate o distrutte?

    • Esiste un rischio per le funzioni, i servizi e/o la reputazione dell’ente?

    • La segnalazione può impattare sulla continuità aziendale?

    • Quale impatto mediatico può avere la segnalazione?

    • Sono disponibili ulteriori informazioni a supporto della segnalazione?

    • Qual è la natura dell’illecito (tipo e frequenza della violazione, ruolo e anzianità dei soggetti coinvolti nella segnalazione)?

    • Qual è la probabilità che la violazione venga segnalata anche al di fuori dell’ente?

    • La violazione è già stata segnalata in precedenza?

    • In che modo il segnalante ha ottenuto le informazioni: le informazioni sono “di prima mano” o “per sentito dire”?

    18. Accertamento della violazione segnalata 

Il gestore procede all’accertamento della violazione segnalata mediante il compimento di una o più delle seguenti attività:

    a) coinvolgimento di funzioni aziendali competenti a supporto dell’accertamento, salvo che ciò comprometta la fiducia del segnalante, l’imparzialità del gestore o il buon esito dell’indagine;

    b) raccolta di evidenze documentali a riscontro della segnalazione;

    c) intervista di persone in grado di riferire informazioni utili all’accertamento della violazione;

    d) intervista del segnalato, informandolo preventivamente dell’oggetto dell’incontro e della facoltà di farsi assistere da una persona di sua fiducia, cui il gestore deve necessariamente provvedere in caso di richiesta da parte di quest’ultimo, anche mediante l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Il gestore documenta per iscritto le interviste effettuate mediante apposito verbale, il cui contenuto dev’essere sottoposto all’intervistato per sue eventuali modifiche e sottoscrizione.

Nel corso dell’accertamento, il gestore mantiene le interlocuzioni con il segnalante e, se necessario, può richiedere a quest’ultimo integrazioni. 

In ogni caso, il gestore tutela l’identità delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione, fino alla conclusione del procedimento accertativo.

    19. Valutazione e prevenzione del rischio di ritorsioni

Il gestore valuta il rischio di ritorsioni per il segnalante sulla base dei seguenti fattori:

    • Qual è la probabilità che venga mantenuta la riservatezza? Ad esempio: qualcun altro è al corrente della violazione? La violazione è stata segnalata a qualcun altro? La natura delle informazioni può rivelare la loro identità? Sono gli unici ad avere accesso alle informazioni? la violazione configura un reato la cui prova necessita che venga rivelata l’identità del segnalante?

    • Il segnalante è preoccupato di subire ritorsioni? Si sono già verificate condotte ritorsive o percepisce un rischio imminente di ritorsione? 

    • Il segnalante è coinvolto nella violazione o l’ha subita?

    • La segnalazione riguarda tipi diversi di violazioni?

    • In che modo il segnalante ha ottenuto le informazioni sulla violazione?

    • Che tipo di rapporto intercorre tra il segnalante e la violazione oggetto della segnalazione?

    • Che tipo di rapporto intercorre tra il segnalante e l’ente?

Il livello di protezione e le relative azioni intraprese dipendono dal tipo e dalla tempistica della segnalazione e dalle potenziali conseguenze della violazione.

Qualora il gestore non abbia il potere di elaborare e attuare strategie per prevenire eventuali danni a carico del segnalante (es. riorganizzazione interna del personale), gliene dà comunicazione al fine di consentire al segnalante di prestare il proprio consenso alla rivelazione della sua identità nei confronti di chi, all’interno dell’ente, abbia tale potere, ferme comunque le altre tutele previste dalla presente procedura nel caso in cui la ritorsione venga poi effettivamente attuata.

    20. Esito degli accertamenti svolti dal gestore

Il gestore conclude il processo di gestione della segnalazione mediante l’emissione di apposito Report destinato all’organo amministrativo, nel quale rendiconta l’iter di gestione della segnalazione e l’esito degli accertamenti svolti con particolare riferimento a:

    a) l’insussistenza della violazione o ritorsione segnalata, precisando se la segnalazione si ritenga essere stata effettuata in mala fede ai fini dell’eventuale applicazione della sanzione disciplinare nei confronti del segnalante;

    b) la sussistenza o il rischio di verificazione della violazione o ritorsione segnalata, precisando il soggetto ritenuto responsabile e gli elementi raccolti.

Nel report non viene fatta menzione dell’identità del segnalante e di altre informazioni idonee a identificarlo, salvo i casi di segnalazione effettuata in mala fede ovvero di ritenuta responsabilità del segnalante per la violazione accertata.

    21. Azioni conseguenti all’accertamento della violazione o della ritorsione

L’organo amministrativo valuta il contenuto del Report e adotta azioni appropriate all’esito degli accertamenti svolti dal gestore. In particolare:

    a) in caso di incompletezza degli accertamenti svolti dal gestore, effettua ulteriori approfondimenti, anche per il tramite delle funzioni aziendali competenti, di un difensore di fiducia o di un consulente esterno;

    b) in caso di accertata violazione o del rischio di violazione, adotta misure idonee a prevenire, interrompere o sanare la violazione, nonché sanzioni disciplinari appropriate nei confronti di ogni soggetto ritenuto responsabile della violazione;

    c) in caso di ritenuta sussistenza di un rischio concreto di ritorsioni, adotta misure idonee a proteggere il segnalante (es. riorganizzazione interna del personale);

    d) in caso di accertata ritorsione, attuata o anche solo minacciata, nei confronti del segnalante, adotta misure idonee a sanare le ritorsioni subite (es. reintegra del segnalante nella precedente posizione lavorativa), nonché sanzioni disciplinari appropriate nei confronti di ogni soggetto ritenuto responsabile della ritorsione;

    e) in caso di ritenuta mala fede del segnalante nell’effettuazione della segnalazione, adotta sanzioni disciplinari appropriate nei suoi confronti.

L’organo amministrativo comunica le azioni intraprese al gestore, affinché ne dia tempestivo riscontro al segnalante, e monitora regolarmente l’efficacia delle misure adottate.

Il processo di gestione della segnalazione si conclude con la comunicazione al segnalante in merito all’esito degli accertamenti svolti e alle azioni eventualmente intraprese di conseguenza da parte dell’organo amministrativo.

    22. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del D.Lgs 2016/679 (GDPR), del D.Lgs 196/2003 (Codice Privacy) e delle previsioni di cui al D.Lgs 24/2023, con particolare riferimento all’art. 13.

I dati forniti saranno trattati secondo quanto meglio specificato nella specifica Informativa resa ai sensi dell’art. 13 GDPR, al fine di fine di gestire la segnalazione. La base giuridica è rappresentata dal necessario rispetto degli obblighi di legge di cui al D.Lgs 24/2023. I dati personali forniti saranno cancellati entro il termine di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo l’insorgere di un interesse legittimo, connesso all’esercizio dei diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale, che comporti la necessità di una conservazione maggiore.

I dati personali forniti saranno accessibili ai soli soggetti deputati alla gestione del canale di segnalazione interna, espressamente autorizzati a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. Inoltre, è stato formalizzato l’accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR con la società che fornisce la piattaforma My Whistleblowing, necessaria per garantire il massimo livello di riservatezza al segnalante.

Ai sensi e nei limiti di cui agli artt. 15-22 GDPR, all’interessato sono riconosciuti i diritti di accesso, portabilità, rettifica dei dati, cancellazione, opposizione al trattamento, revoca del consenso e limitazione. L’esercizio di tali diritti può soggiacere ad alcune limitazioni, secondo quanto previsto dall’art. 2 – undecies D.lgs. 196/2003; in ogni caso, l’esercizio di tali diritti sarà precluso laddove possa comportare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

L’esercizio dei diritti può essere esercitato inviando una e-mail all’indirizzo info@ecogin.it.

L’interessato può rivolgersi all’autorità di controllo per la protezione dei dati personali qualora ritenga che siano stati violati i suoi diritti.

Per l’esecuzione del Trattamento in esame, il Titolare ha effettuato una preliminare valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, ai sensi degli art. 35 GDPR e art. 13, par. 6, Dlgs. 24/2023.

23. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Le segnalazioni non vengono utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

Il gestore conserva le segnalazioni e la relativa documentazione per il tempo necessario al trattamento delle stesse e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Al fine di dare evidenza dell’efficace attuazione del sistema, il gestore tiene traccia anonimizzata delle segnalazioni ricevute e gestite in apposito Registro delle segnalazioni, nel quale indica per ciascuna di essa, senza alcun riferimento alle persone coinvolte, l’oggetto della segnalazione, le tempistiche di gestione, l’esito dell’accertamento e le eventuali azioni conseguenti.